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Zu Zeiten von Corona ist für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter das Homeoffice zur neuen Norm geworden. Statt im Meeting bespricht man sich per Telefon- oder Videokonferenz, die kurze Abstimmung an der Kaffeemaschine wird durch ein Telefonat mit den Kollegen ersetzt und viele Arbeitsabläufe fanden ohnehin schon immer online statt, nur dass der Zugang zu den Systemen jetzt nicht über das Firmennetzwerk, sondern über einen Remotezugang erfolgt.
An vielen Stellen funktioniert die Umstellung von Präsenz- auf Remotearbeit erstaunlich gut, aber oftmals offenbart der sprunghafte Umstieg auf eine vollständig digitale Arbeitsweise auch Schwächen: überlastete Systeme, Brüche in digitalen Abläufen, mangelnde Verzahnung von Anwendungen oder Datenbanken, oder schlicht die Bandbreite der Server oder der Anschlüsse zu Hause bei den Mitarbeitern.
In dieser Situation stellt sich die Frage, wie sich die Abläufe in Unternehmen digitalisieren lassen, um eine reibungslose Funktion aller geschäftsrelevanten Abläufe und Prozesse gewährleisten zu können – auch wenn quasi von einem Tag auf den Anderen alle Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt werden. Auch wenn die Probleme, die einige Unternehmen aktuell haben, etwas anderes suggerieren ist die Antwort banal: durch das Erarbeiten und Umsetzen einer maßgeschneiderten Digitalisierungsstrategie.

Status quo ermitteln

Am Anfang einer jeden Digitalisierungsstrategie steht eine ausführliche Bestandsaufnahme. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie auch wirklich zu Ihren Bedürfnissen passt und sich bestehende Werkzeuge am Ende nahtlos in ein neues System integrieren lassen (oder von vornherein ein Ersatz geplant wird).
Im ersten Schritt einer solchen Bestandsaufnahme geht es darum, die bestehenden Prozesse und Abläufe zu erfassen. Durch die Erstellung einer Prozesslandkarte oder einer ähnlichen Darstellung erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter einen guten Überblick, welche Abläufe es in Ihrem Unternehmen gibt und wie diese zusammenhängen – und wenn Sie neben den formalen Prozessen auch sonstige regelmäßige Aktivitäten mit aufführen, sehen Sie auch direkt Schwachstellen und Lücken in Ihrer Prozesslandschaft.
Anschließend sollten Sie eine Übersicht Ihrer Systeme und digitaler Werkzeuge erstellen. In dieser Übersicht sollte für jedes System bzw. Tool notiert werden, zu welchem Zweck es genutzt wird, ob es an einen oder mehrere Prozesse angebunden ist, inwieweit die Nutzung in Ihrem Unternehmen standardisiert ist – und ob es in der Anwendung bekannte Probleme gibt.
Zusammen mit der zuvor erarbeiteten Prozessübersicht gibt Ihnen die Aufstellung der digitalen Werkzeuge und Systeme einen guten Überblick über den momentanen Digitalisierungszustand und die Entwicklungsbedarfe. Als letzten Schritt der Bestandsaufnahme müssen Sie Prioritäten festlegen: Welche der herausgearbeiteten Schwach- oder Fehlstellen in Ihrer Prozess- und Systemlandschaft sollten sie am dringlichsten digitalisieren und was funktioniert zumindest so gut, dass kein akuter Handlungsbedarf besteht?

Strategie entwickeln

Wenn Sie die Bestandsaufnahme abgeschlossen haben, geht es darum, eine Strategie für die Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens zu entwickeln. Eine solche Strategie hilft Ihnen, die herausgearbeiteten Prioritäten gezielt zu adressieren, mögliche Synergien bei der Umsetzung zu erkennen und zu nutzen sowie Parallelentwicklungen und mangelnde Kompatibilität zwischen Lösungen zu vermeiden.
Dazu müssen Sie zunächst grundlegende Fragen für sich klären. Möchten Sie zum Beispiel die Digitalisierung über ein integriertes System realisieren oder ziehen Sie eine Vernetzung individueller Systeme vor? Sollen Bestandssysteme integriert werden oder planen sie ein von Grund auf neues System? Die Antworten auf diese und ähnliche Fragen hängen von vielen verschiedenen Faktoren ab und lassen sich daher nicht verallgemeinern. Gleichzeitig wird von ihnen die weitere Strategie bestimmt, so dass sie so früh wie möglich in der Strategieentwicklung betrachtet werden müssen.
Wenn der strategische Ansatz für die Digitalisierungsinitiative geklärt ist, dann muss als nächstes der Startpunkt festgelegt werden. Wo im Unternehmen bzw. in Ihrer Prozesslandschaft Sie mit der Digitalisierung beginnen, sollte sich an den festgelegten Prioritäten orientieren und den gewählten Ansätzen Rechnung tragen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, weitere potentielle Erfolgsfaktoren wie beispielsweise die Veränderungsbereitschaft der betroffenen Mitarbeiter oder anstehende Strukturveränderungen zu berücksichtigen.
Nachdem Sie den Ausgangspunkt Ihrer Digitalisierungsinitiative festgelegt haben, sollten Sie als nächstes einen Rolloutplan entwerfen. Da hierzu ähnliche Überlegungen eine Rolle spielen wie für die Wahl des Startpunktes, können Sie die Ergebnisse Ihrer Überlegungen aus dem vorherigen Schritt der Strategieplanung nutzen und bei Bedarf weiterentwickeln. Nach Abschluss dieses Planungsschrittes haben Sie Ihre Digitalisierungsstrategie so weit entwickelt, dass Sie in die Umsetzung übergehen können.

Plan umsetzen

Erst durch die Realisierung der Strategie erreichen Sie die am Anfang Ihrer Planung anvisierten reibungslosen digitalen Abläufe. Doch wie bei jeder Implementierung gibt es auch hier eine Reihe von Stolperfallen, die den Erfolg Ihres Vorhabens in Frage stellen können – auch wenn Sie durch eine gute Planung einige von Ihnen aus dem Weg räumen können.
Eine wesentliche Aufgabe bei der Implementierung ist die Auswahl der Lösungen, die Sie einsetzen möchten. Zu Beginn der Strategieplanung haben Sie bereits den Rahmen für diesen Schritt gesetzt. Jetzt heißt es, diesen Rahmen auszufüllen und die konkreten Tools und Systeme auszuwählen. Dabei sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die Schnittstellen haben, um sicherzustellen, dass einzelne Bausteine später reibungslos zusammenarbeiten.
Sie sollten sich außerdem direkt von Anfang an bewusst machen, dass Sie nicht nur eine technische Änderung durchführen, sondern auch in die Arbeit Ihrer Mitarbeiter eingreifen. Durch die voranschreitende Digitalisierung werden sich Anläufe ändern, Mitarbeiter werden mit anderer Software konfrontiert und einige Arbeitsplätze werden sich möglicherweise grundlegend ändern. Da Veränderungen von den meisten Menschen nur sehr bedingt begrüßt werden, sollten Sie Ihr Digitalisierungsvorhaben von Beginn an mit einem adäquaten Changemanagement begleiten.
Letztlich gilt, wie bei jeder Initiative: Nur wenn es gemacht wird, passiert es auch. Mit anderen Worten, Sie müssen selbst die aktive Umsetzung sicherstellen, um zu verhindern, dass Ihre Digitalisierungsinitiative über die Zeit im Sande verläuft. Statten Sie Ihr Vorhaben mit ausreichend Ressourcen aus, ohne Ihr Unternehmen dabei zu überfordern, überwachen Sie den Implementierungsfortschritt und steuern Sie Abweichungen gegen und behalten Sie stets das eigentliche Ziel, das Sie verfolgen, im Auge.
Wenn Sie nach diesem Schema vorgehen, können Sie eine genau auf Ihr Unternehmen abgestimmte Digitalisierungsstrategie entwickeln, diese erfolgreich umsetzen und damit den reibungslosen Ablauf von Vorgängen und Prozessen auch unter Krisenbedingungen sicherstellen.