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Das Projekt zum Aufbau des neuen Geschäftsfelds hatte einen super Start hingelegt: das Projektteam war hoch motiviert und hatte die Unterstützung des Vorstands und aller wichtigen internen sowie externen Stakeholder. Doch schon nach ein paar Wochen begann es im Projektgetriebe zu knirschen. Die Zielvorstellungen der unterschiedlichen Stakeholder schienen sich von Woche zu Woche zu verschieben, die Projektleitung sah sich mit ständig neuen Ergebniserwartungen konfrontiert und nach einiger Zeit kamen die ersten Stimmen auf, die den Nutzen des gesamten Projekts für das Unternehmen in Frage stellten. Nach einem Quartal wurden dem Projekt wichtige Ressourcen entzogen und sechs Wochen später wurde es endgültig gestoppt.

Solche oder ähnliche Situationen sind leider keine Seltenheit: Projekte werden mit den besten Absichten initiiert und geplant, bleiben aber deutlich hinter den Erwartungen zurück oder werden auf halbem Wege eingestellt. Die Ursachen hierfür liegen in den meisten Fällen nicht in der Planung der Projektaktivitäten oder deren Management, sondern oftmals in einem schlechten Setup. Drei einfache Schritte helfen Ihnen dabei, die gängigsten Fehler zu vermeiden und damit die Erfolgschancen Ihres Projekts signifikant zu erhöhen.

Das Ziel definieren

Zu Beginn der Projektdefinition sollte immer die Festsetzung der Projektziele stehen. Die Projektziele beschreiben, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Je genauer und konkreter diese Ziele zu Beginn eines Projekts definiert werden, desto einfach gestaltet sich anschließend die Projektplanung und die Bewertung, ob ein Projekt erfolgreich war oder nicht.
Für eine klare und für alle Beteiligten nachvollziehbare Zieldefinition sollten die Projektziele zunächst beschrieben werden. Achten Sie dabei auf möglichst klare und eindeutige Formulierungen, um sicher zu stellen, dass die Beschreibungen von allen Beteiligten gleich verstanden werden.
Um die Zielbeschreibung weiter zu objektivieren, sollten Sie aus der Beschreibung Kenngrößen für die Ziele ableiten. Hierbei ist es wichtig, dass diese Kenngrößen auch wirklich die beschriebenen Ziele widerspiegeln und nicht nur einfach zu messende (aber für die Zielerreichung irrelevante) Größen sind.
Als letztes sollten Sie Zielwerte für die identifizierten Kenngrößen formulieren. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten das gleiche Verständnis davon haben, was das Projekt erreichen soll und wann dieser Zustand erreicht ist.

Die Ergebnisse beschreiben

Nach der Zieldefinition sollten die erwarteten Ergebnisse formuliert werden. Während die Projektziele erklären, was das Projekt erreichen soll, beschreiben die Ergebnisse, was das Projektteam dem Auftraggeber zum Projektende oder an geeigneten Meilensteinen abzugeben hat. Das können Berichte, technische Dokumente, Prototypen und vieles mehr sein, je nach Art und Kontext des Projekts.

Analog zur Zieldefinition sollten auch die erwarteten Ergebnisse zunächst beschrieben werden. Dabei ist es ratsam nicht nur die finalen Ergebnisse, sondern auch mögliche Zwischenergebnisse aus zu formulieren – insbesondere dann, wenn diese an wichtigen Meilensteinen über den weiteren Fortgang des Projekts entscheiden.
Anschließend sollten Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber die Form festlegen, in der die Ergebnisse erwartet werden. Je spezifischer Sie bereits vor Projektbeginn festlegen können, wann das Projektteam was abzugeben hat, desto weniger Klärungsbedarf gibt es diesbezüglich während des Projekts, wenn die Zeit für solche Diskussionen in der Regel nicht verfügbar ist.

Bevor Sie zum nächsten Schritt der Projektdefinition weiter gehen, sollten Sie noch einen Abgleich zwischen den erwarteten Ergebnissen und den Projektziele vornehmen. Die Projektergebnisse sollten immer auf die Projektziele Bezug nehmen bzw. deren Erreichung dokumentieren. Immer wenn es eine Diskrepanz zwischen Projektzielen und -ergebnissen gibt, ist das ein starkes Indiz für nicht formulierte Ziele oder Ergebnisse.

Den Nutzen formulieren

Der dritte Schritt bettet das Projekt in das Umfeld ein, in dem der Nutzen beschrieben wird, den das Projekt dem Unternehmen bringt. Dazu sind Fragen zu beantworten, wie: „Welches Problem soll das Projekt lösen?“, „Wie zahlt das Projekt auf die Unternehmensstrategie ein?“ oder „Wie ist das Projekt mit anderen Vorhaben im Unternehmen verknüpft?“
Wenn Sie zufriedenstellende Antworten auf diese strategischen Fragen gefunden haben, sollten Sie diese mit den definierten Projektzielen abgleichen. Beantworten Sie dabei die Frage, ob das Erreichen der gesteckten Ziele auch den erwarteten Nutzen nach sich zieht. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Projektziele überdenken.
Ebenso sollten Sie prüfen, ob die erwarteten Ergebnisse zu dem formulierten Nutzen passen. Auch hier gilt: wenn Sie keine zufriedenstellende Übereinstimmung sehen, ist es sinnvoll die Ergebnisse anzupassen.

Wenn Sie alle drei Schritte der Auftragsklärung abgeschlossen haben, können Sie sicher sein, dass Ihr Projekt in das strategische Umfeld des Unternehmens integriert ist und Auftraggeber, Stakeholder und Projektteam ein gemeinsames Verständnis von den Zielen und Ergebnissen haben – und Sie damit das Fundament für ein erfolgreiches Projekt gelegt haben.