Managementwerkzeuge gibt es wie Sand am Meer. Und auch, wenn mancher etwas anderes behaupten mag: die meisten von ihnen sind gut und hilfreich – vorausgesetzt, sie werden korrekt und im passenden Kontext eingesetzt.
In der Reihe „Tool Box Talks“ stellen wir Ihnen sowohl gängige als auch weniger bekannte Werkzeuge vor und zeigen Ihnen, wie Sie deren Potenzial für Ihr Unternehmen nutzbar machen. Der Fokus dieses Artikels liegt dabei auf der Portfoliomatrix.
Wozu dient die Portfoliomatrix und wann sollte sie genutzt werden?
Die Portfoliomatrix ist ein Werkzeug aus dem Portfoliomanagement und unterstützt den Nutzer beim übergeordneten Tracking mehrerer Projekte innerhalb des Projektportfolios. Sie bietet eine grafische Darstellung der Kosten- und Termintreue aller Einzelprojekte und ermöglicht es dem Portfoliomanager damit, kritische Projekte auf einen Blick zu identifizieren.
Das Tool bietet sich beim Management eines größeren Projektportfolios an, bei dem der Portfoliomanager nicht gleichzeitig der Projektmanager ist. Es hilft der verantwortlichen Person, einen schnellen Überblick über die Einzelprojekte zu bekommen und seine Ressourcen auf die Projekte zu fokussieren, deren Erfolg aktuell in Gefahr ist.
Wie wird die Portfoliomatrix genutzt?
Die Portfoliomatrix bietet einen Soll-Ist-Vergleich für die Kosten- und Termintreue aller Projekte des Projektportfolios. Dazu werden für jedes Projekt zwei Dimensionen erfasst:
- Wie ist der aktuelle Arbeitsstand relativ zum Plan? (x-Achse)
- Wie ist die aktuelle Ausgabensituation relativ zum Plan? (y-Achse)
Bei kleineren Projektportfolios können diese beiden Dimensionen über eine einfache, dreistufige Skala (unter Plan – im Plan – über Plan) erfasst werden, bei einer höheren Anzahl von Projekten im Portfolio bietet sich eine fünfstufige Kala an (deutlich unter / über Plan – leicht unter / über Plan – im Plan). Die Daten sollten dabei regelmäßig über standardisierte Projektberichte aktualisiert werden.
Nach jeder Aktualisierung der Daten wird das Projekt entsprechend der Termin- und Budgettreue in die Matrix eingetragen. Ein Projekt, das genau in der Mitte der Matrix liegt, folgt exakt den geplanten Zeit- und Kostenkurve. Je weiter ein Projekt vom Mittelpunkt der Matrix entfernt liegt, desto größer sind die Abweichungen zum Plan. Hier ist potentiell ein Eingreifen des Portfoliomanagers notwendig, um den Projekterfolg noch sicherstellen zu können.
Achtung Fallstrick!
Die Portfoliomatrix hebt lediglich Abweichungen vom Sollzustand eines Projektes hervor. Eine Abweichung ist jedoch per se nicht zwingen negativ als zu betrachten. Eine Überschreitung des momentanen Zielbudgets klingt beispielsweise zunächst negativ, wenn das Projekt jedoch vor dem Zeitplan liegt und die Ausgaben dem tatsächlich erreichten Projektstatus entsprechen, besteht wahrscheinlich kein Grund zum Eingreifen des Portfoliomanagers. Bevor also Maßnahmen ergriffen werden, sollten die Abweichungen in der Portfoliomatrix grundsätzlich genauer mit dem Projektmanager diskutiert werden.
Ein weiterer Fallstrick liegt in der Priorisierung verborgen. Während die Portfoliomatrix Informationen darüber liefert, wie weit ein Projekt vom Sollzustand entfernt ist, gibt es keine Auskunft über die Relevanz der Projekte innerhalb des Portfolios. Um diese Schwäche des Werkzeugs auszugleichen, kann eine Gewichtung eingeführt und beispielsweise über einen Farbcode oder die Größe der Projekte in der Matrix mit dargestellt werden.
Welches Ergebnis liefert die Portfoliomatrix?
Die Portfoliomatrix zeigt dem Portfoliomanager auf einen Blick, welche Projekte innerhalb des Projektportfolios sich entsprechend Plan entwickeln und wo Abweichungen entstehen. Das ermöglicht ihm, seine Aufmerksamkeit gezielt auf solche Projekte zu richten, deren Erfolg gefährdet ist.
Das Tool unterstützt Unternehmen somit darin, Managementressourcen effektiv einzusetzen und den Fokus auf die Aktivitäten zu lenken, die zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen.
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