Was gute Planung mit Prozessoptimierung zu tun hat

 

Am Vorbereitungsteam hatte es nicht gelegen. Sie hatten einen geeigneten Veranstaltungsort gesucht, sich Gedanken zum Ablauf gemacht und eine gut strukturierte Agenda vorbereitet. Trotzdem war der Abteilungsworkshop bereits nach zwei Stunden komplett von der Agenda abgekommen und am Ende des Tages hatten Sie keine greifbaren Ergebnisse erarbeitet. Wie konnte es dazu kommen? Die Antwort liegt, trotz der Arbeit des Vorbereitungsteams, in der Planung der Veranstaltung.

Die einfachste Art, Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen, ist in vielen Fällen eine effektive Planung. Das gilt insbesondere bei der Vorbereitung von Workshops und ähnlichen Business-Events. Dabei helfen drei einfache Schritte in der Vorbereitung, damit am Ende das gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Erwartungen abgleichen

Der erste Schritt bei der Planung von Unternehmensveranstaltungen sollte der Abgleich der Erwartungen sein. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis davon haben, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll.

Relevante Stakeholder identifizieren

Bevor jedoch die eigentlichen Erwartungen abgefragt werden können, müssen Sie zunächst die relevanten Stakeholder identifizieren. Relevante Stakeholder sind in diesem Zusammenhang die Personen, die ein Interesse an den Ergebnissen haben. Im einleitenden Beispiel wäre das die Abteilungsleitung und deren Vorgesetzte. Dazu kommen möglicherweise weitere Personen, z.B. Schnittstellenpartner oder zentrale Mitarbeiter innerhalb der Abteilung. Mit folgenden Fragen können Sie wichtige Stakeholder ausmachen:

• Wer hat ein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen?
• Wer kann die Ergebnisse maßgeblich mit beeinflussen?

Vorstellungen abfragen

Wenn die Stakeholder feststehen, müssen Sie im nächsten Schritt deren Erwartungen an den Workshop erfragen. Um Ihre Planung möglichst gut auf die Bedürfnisse abzustimmen, sollten Sie bei der Abfrage so konkret wie möglich sein – „Was sind Ihre Erwartungen…?“ wird Ihnen in den meisten Fällen dazu keine hilfreichen Antworten liefern.

Eine gute Frage zum Erfassen der Erwartungen der Auftraggeber lautet beispielsweise:„Welche Ergebnisse erwarten Sie sich von dem Workshop?“ Oder auch: „Wozu möchten Sie die Ergebnisse des Workshops nutzen?“ Die erste Frage zielt dabei auf den erwarteten Output der Veranstaltung, während die zweite den erwarteten Nutzen in den Blick nimmt.

Für Schnittstellenpartner oder Teilnehmer hingegen bieten sich in der Regel Fragen zum Inhalt des Workshops an. Erwartungen in dieser Richtung lassen sich mit Fragen erfassen, wie z.B.: „Welche Punkte möchten Sie in dem Workshop adressiert wissen?“ Oder: „Welche Themen sollten wir in dem Workshop bearbeiten.

Erwartungen koordinieren

Das Abfragen der Erwartungen hat direkt zwei Funktionen in der Planung einer Veranstaltung. Im Rahmen der Auftragsklärung lassen sich so die Ziele, Ergebnisse und der Nutzen erfassen. Während der Vorbereitung eines Workshops wiederum können diese Informationen zum Erwartungsmanagement genutzt werden.

Sobald die Zielsetzung der Veranstaltung final festgesetzt ist, steht fest, welche Erwartungen der Stakeholder voraussichtlich erfüllt werden und welche nicht. Um von vornherein eine möglichst hohe Akzeptanz sicher zu stellen, sollten nun die Teilnehmer und andere Betroffene aktiv darauf vorbereitet werden, was sie erwartet – und was nicht.

Ergebnisse & Input festlegen

Der zweite wichtige Schritt bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist eine klare Definition der Ergebnisse und der benötigten Informationen.

Ergebnisse definieren

Zusammen mit den Erwartungen sollten Sie bereits die erwarteten Ergebnisse bei Ihren Stakeholdern abgefragt haben. In diesem Schritt des Planungsprozesses geht es nun darum, diese genauer zu spezifizieren:

• Was soll das Ergebnis der Veranstaltung sein?
• In welcher Form soll das Ergebnis vorliegen?
• Für wen ist das Ergebnis bestimmt?
• …

Die Beschreibung des Ergebnisses bildet die Grundlage für die gesamte weitere Planung und sollte daher so genau wie möglich erfolgen.

Benötigten Input ableiten

Wenn das Ergebnis beschrieben ist ergibt sich als nächstes die Frage, welchen Input die Teilnehmer benötigen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Bei der Beantwortung dieser Frage sollte Sie nicht nur in den üblichen Kategorien denken (Berichte, Kennzahlen und weitere Daten), sondern auch andere Voraussetzungen mitberücksichtigen. Denkbar sind hier Themen wie:

• Verschiedene Sichtweisen auf einen Sachverhalt, um eine gemeinsame Basis zu erzeugen,
• kreative Impulse, um eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen oder
• Teamaufgaben, um ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen.

Ablauf planen

Nachdem Input und Output definiert sind, kann die eigentliche Planung der Veranstaltung beginnen.

Kernelemente festlegen

Hierbei sollten Sie zunächst auf die Inhalte achten. Die beiden Fragen, die sie in dieser Phase Ihrer Planungen beantworten müssen, lauten:
– Was muss im Rahmen des Workshops von den Teilnehmern getan werden, um mit dem gegebenen Input zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen?
– Durch welche Elemente – in welcher Reihenfolge – kann ich erreichen, dass die Teilnehmer das auch tun?
Wenn Sie diese beiden Fragen für sich beantwortet haben, sind die Kernelemente des Workshops sowie deren Abfolge festgelegt und sie müssen nur noch in einen adäquaten Rahmen eingebettet werden.

Rahmen planen

Der Rahmen einer Businessveranstaltung ist insofern wichtig, als dass er die Teilnehmer dabei unterstützt, das Veranstaltungsziel zu erreichen. Dabei empfiehlt es sich, drei Dimensionen zu beachten:

• Der Arbeitsrahmen umfasst die Arbeitsmaterialien (Flipcharts, Beamer, Tische, Breakout-Rooms etc.), die zur Durchführung des Workshops notwendig sind.
• Der Ablaufrahmen bildet den roten Faden durch die Veranstaltung und verbindet die verschiedenen Elemente sinnvoll miteinander.
• Der emotionale Rahmen beinhaltet alle Elemente, die die Wahrnehmung und das Befinden der Teilnehmer betreffen, z.B. die Auswahl des Ortes, Verpflegung und ggf. ein Rahmenprogramm.

Generell sollte auch hier gelten, dass der Rahmen die Zielsetzung nach Möglichkeit unterstützen und nicht reiner Selbstzweck sein sollte.

Moderation vorbereiten

Das finale Element bei der Planung eines Workshops oder einer vergleichbaren Veranstaltung ist die Vorbereitung der Moderation. Der Moderator sollte die Ziele und den Ablauf der Veranstaltung genau kennen und wissen, welche Fixpunkte es gibt und an welchen Punkten er ggf. situationsbedingt von der ursprünglichen Planung abweichen kann. Darüber hinaus sollte er zumindest ein grobes Bild von den Charakteren der Teilnehmer haben und wissen, welche potentiellen Konflikte im Rahmen der Veranstaltung aufbrechen können, und sich überlegen, wie er damit umgehen kann.
Wenn Sie diesen Leitfaden für die Planung Ihrer nächsten Business-Veranstaltung nutzen, dann können Sie davon ausgehen, dass Sie die eingesetzten Ressourcen optimal nutzen und Ihre Ziele am Ende des Tages auch erreicht haben werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei. – Kontaktieren Sie uns jetzt, natürlich kostenfrei und unverbindlich.