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In den letzten Monaten hatte das Unternehmen viel Zeit und Energie darauf verwendet, die Vorgänge im Unternehmen zu optimieren. Arbeitsplätze und Prozessschritte wurden unter die Lupe genommen, Schwachstellen identifiziert und Abläufe verbessert. Am Ende waren alle Optimierungspotentiale an den Arbeitsplätzen gehoben, die identifiziert worden waren – und trotzdem: Die Zeit, die vom Auslösen eines Prozesses bis zu dessen Abschluss verging, war immer weit von den gesteckten Zielen entfernt.

Durch die Analyse und Verbesserung von Prozessschritten lassen sich viele Potentiale zur Beschleunigung von Prozessen heben, aber oftmals werden die wirklichen Zeitfresser dabei nicht beseitigt, da sie sich an den Schnittstellen zwischen den einzelnen Schritten verstecken.

Ursache 1: Schleifen

Der Zeitfresser Nummer 1 sind Schleifen im Prozess. Schleifen entstehen immer dann, wenn zu einem vorherigen, bereits durchlaufenen Prozessschritt zurückgegangen werden muss. Es gibt verschiedene Ursachen, warum Schleifen entstehen und dementsprechend unterschiedliche Ansätze, diese zu entdecken und beseitigen.

Schleifen entstehen immer dann, wenn Nacharbeit nötig wird, um Fehler zu korrigieren. Qualitätsprotokolle, Statistiken zu Fehlern und Ausschussraten sind ein guter Indikator dafür, ob und wo im Prozess Fehler auftauchen und zu Mehrarbeit führen. Um dem Problem von Nacharbeiten zu begegnen, ist es natürlich am besten, die Qualität so weit zu steigern, dass erst gar keine Fehler auftreten. Alternativ minimiert auch das frühzeitige Erkennen von Fehlern die Zeit, die durch Nacharbeitsschleifen verloren geht.

Insbesondere in administrativen Abläufen kommen Schleifen auch häufig durch fehlende Informationen zustande. Jede Rückfrage an den Initiator eines Prozesses oder den Bearbeiter eines vorangegangenen Schrittes kostet Zeit, insbesondere wenn die gesuchte Person nicht direkt verfügbar ist. Hier hilft eine systematische Erfassung von Rückfragen oder auch gezielte Interviews mit den Prozessbeteiligten, entsprechende Schwachstellen zu identifizieren. Ist das Problem einmal erkannt, müssen die Schnittstellen zwischen den entsprechenden Prozessschritten so angepasst werden, dass die benötigten Informationen alle weitergegeben werden und somit Rückfragen vermieden werden.

Ursache 2: Fehlender Input

Ähnlich wie Rückfrageschleifen wirkt sich fehlender Input auf die Durchlaufzeit eines Prozesses aus. Insbesondere bei Prozessschritten, bei denen zwei Teilprozesse zusammenlaufen, spielt das Timing des Inputs eine wesentliche Rolle.
Hier bieten sich zwei Vorgehensweisen an, um Probleme an den Schnittstellen zu minimieren. Der eleganteste ist sicherlich, den Waren- bzw. Informationsfluss über ein Kanban-System so zu steuern, dass der gesamte Input zu einem Prozessschritt gleichzeitig und vollständig angeleifert wird. Ein solches Vorgehen ist immer da sinnvoll, wo die Waren- bzw. Informationsströme ohnehin schon aktiv gesteuert werden.

In einem Umfeld, in dem das nicht der Fall ist und sich auch nicht ohne großen Aufwand realisieren lässt, kann man alternativ mit einer Art Checkliste arbeiten. Diese ermöglicht es, vorab zu prüfen, ob alle benötigten Inputparameter vorhanden sind, und erst dann mit der Bearbeitung zu beginnen. Damit kann sichergestellt werden, dass die vollständigen Aufträge so schnell wie möglich bearbeitet werden und lediglich solche, die nicht fertiggestellt werden können, liegen bleiben.

Ursache 3: Wartezeiten

In den allermeisten Fällen wird die Durchlaufzeit zu einem wesentlichen Teil durch Wartezeiten bestimmt. Wartezeiten treten immer dann auf, wenn nach Abschluss eines Prozessschrittes nicht direkt der nächste gestartet wird, sondern die Waren oder Daten zunächst geparkt werden.

Um solche Wartezeiten zu identifizieren, muss man den Waren- oder Datenfluss entlang eines Prozesses verfolgen. Hat man die Engpässe in der Prozesskette gefunden, an denen es regelmäßig zu langen Wartezeiten kommt, muss man die betroffenen Schnittstellen anpassen. Dies kann durch ein Kanban-System oder auch das Einrichten von einem Alarm für den jeweils nächsten Prozessschritt erfolgen.
Die drei diskutierten Zeitfresser zeigen, dass die Durchlaufzeit von Prozessen in vielen Fällen nicht nur von den einzelnen Prozessschritten, sondern in einem hohen Maß von den Schnittstellen und dem Waren- bzw. Informationsfluss bestimmt wird. Diese Themen sollten bei der Prozessoptimierung folglich mit zumindest ebenso großer Aufmerksamkeit betrachtet werden wie die eigentlichen Tätigkeiten im Prozess.

 


Die Produktion läuft auf Hochtouren. Die Auftragsbücher sind voll und der nächste Liefertermin steht vor der Tür. Die letzte Charge ist gerade aus der Lackierstraße in die Endkontrolle gebracht worden, als die rote Lampe angeht: an mehreren Bauteilen sind deutlich unlackierte Stellen zu erkennen.
Zum Glück ist das kein großes Problem. Die Bauteile gehen in die Reinigung, wo die Lackschicht vollständig entfernt wird, und werden anschließend erneut durch die Lackierstraße geschickt. Einen halben Tag später als geplant ist die Lieferung bereit zum Versandt.

Quick-Fix versus nachhaltige Lösung

Vergleichbare Situationen werden Sie kennen, nicht nur aus dem Produktionsumfeld, sondern auch aus allen anderen Unternehmensbereichen: Eine Abweichung tritt auf und direkt gibt es einen Vorschlag zur Lösung – und oftmals lässt sich damit die beobachtete Abweichung beheben.
Leider handelt es sich bei den so umgesetzten Lösungen jedoch nur um einen Quick-Fix, der lediglich die Symptome adressiert. Die beobachtete Abweichung, im Beispiel also die unlackierten Stellen, wird beseitigt, nicht jedoch das eigentliche Problem. Damit ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Fehler zu einem späteren Zeitpunkt erneut auftritt.
Bei einer nachhaltigen Lösung hingegen wird nicht das Symptom, sondern die Ursache angegangen. Dieses Vorgehen benötigt häufig etwas mehr Zeit und ein genaueres Vorgehen als schnelle, notdürftige Schönheitsreparaturen. Dafür verhindert es aber, dass derselbe Fehler erneut auftritt.

Warum Abweichungen entstehen

Wenn hier die Rede von einer Abweichung ist, dann ist damit gemeint, dass das tatsächliche Ergebnis nicht dem erwarteten Resultat entspricht. Dafür gibt es prinzipiell zwei Gründe: Die Annahmen, auf denen die Erwartungen beruhten, sind fehlerhaft, oder die Umsetzung, die zum Ergebnis geführt hat, war nicht korrekt.

Fehlerhafte Annahmen

Abweichungen aufgrund fehlerhafter Annahmen stellen sich insbesondere dann ein, wenn etwas Neues gewagt wird. Die Entwicklung neuer Produkte, die Einführung verbesserter Prozesse, die Implementierung neuer Werkzeuge und Methoden – in allen Fällen wird der bestehende Erfahrungshorizont verlassen und neues Terrain erschlossen.
In einem neuen, nicht vollständig bekannten Umfeld beruhen Erwartungen primär auf Annahmen. Diese Annahmen können sich auf Rahmenbedingungen, Funktionalitäten oder kausale Zusammenhänge beziehen. Wichtig ist, sich bewusst zu werden, welche Annahmen getroffen werden und wie diese in die erwarteten Ergebnisse einfließen.

Nicht korrekte Umsetzung

Wenn die erwarteten Resultate nicht auf Annahmen, sondern auf bekannten Zusammenhängen beruhen, dann sind Abweichungen häufig die Folge einer fehlerhaften Umsetzung. Der Weg zum gewünschten Ergebnis ist bekannt, wurde jedoch an einem oder mehreren Punkten verlassen.
Abweichungen dieser Art finden sich insbesondere da, wo es stabile und klar verstandene Abläufe und Prozesse gibt – in der Fertigung von größeren Serien oder regelmäßig wiederkehrenden Prozessen mit geringer Varianz.

Abweichungen nachhaltig beheben

Wenn eine Abweichung nachhaltig behoben werden soll, bietet sich ein Vorgehen in drei Schritten an:

Abweichung verstehen

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Abweichung vorliegt. Fragen Sie sich dazu, worauf sich Ihre Erwartungen stützen. Haben Sie ein umfassendes Verständnis der Zusammenhänge? Oder haben Sie Annahmen getroffen – und wenn ja: welche?

Ursache verstehen

Im zweiten Schritt geht es darum, die Ursache für die Abweichung zu verstehen. Das heißt, Sie müssen herausfinden, welche spezifischen Annahme nicht korrekt war oder an welcher Stelle eine fehlerhafte Umsetzung zu der Abweichung geführt hat. Hierfür sind Werkzeuge der Ursachenanalyse wie 5-Why oder Ishikawa hilfreich.

Maßnahme ableiten und umsetzen

Wenn Sie die Ursache der Abweichung verstanden haben, geht es darum, diese nachhaltig zu beseitigen. Im Falle einer fehlerhaften Umsetzung muss dazu die Frage beantwortet werden: Wie kann verhindert werden, dass dieser Fehler wiederholt wird? Die Antwort darauf ist in der Regel in der Ausgestaltung der Prozesse zu finden.
Bei fehlerhaften Annahmen geht es zunächst darum, die jeweilige Annahme zu korrigieren. Anschließend muss überlegt werden, wie ein zielführendes Vorgehen auf Basis des neuen Wissenstands aussehen sollte.
Wenn Sie sich an dieses Vorgehen halten, können Sie Abweichungen und Fehler nicht nur korrigieren, sondern nachhaltig beheben und somit eine echte Qualitäts- bzw. Prozessverbesserung erreichen.

 


Wenn man den Begriff „kontinuierliche Verbesserung“ hört, denken viele direkt an den Demingkreis oder auch PDCA-Zyklus: Plane eine Verbesserungsmaßnahme (plan), setze diese um (do), überprüfe den Erfolg (check) und führe Korrekturmaßnahmen ein (act). Danach starte das Ganze von vorne, und schon ist der Traum von kontinuierlicher Verbesserung wahr geworden. Der zweite Gedanke geht bei vielen dann sicherlich in die Richtung von „Ja, wenn das so einfach wäre!“ bzw. „Klingt in der Theorie schön, funktioniert in der Praxis aber nicht!“. Und vor dem Hintergrund der vielen, erfolglosen Initiativen zur Umsetzung kontinuierlicher Verbesserung ist diese Haltung auch nur zu gut nachzuvollziehen.

Trotz dieser Einwände und der gescheiterten Projekte, die immer wieder angeführt werden, ist der Demingkreis ein effektives Werkzeug zur Umsetzung von Prozessoptimierung. Die Schwierigkeit dieses scheinbar so simplen Tools liegt, wie so häufig, in der Anwendung – und wenn man genau hinsieht, wird man feststellen, dass ein signifikanter Anteil der erfolglosen Initiativen zur Einführung von PDCA zur kontinuierlichen Verbesserung an der Umsetzung gescheitert sind und nicht an den Werkzeugen.

Prozessoptimierung als Ursache-Wirkungs-Prinzip

Die Grundlage des PDCA-Zyklus ist, dass Prozessoptimierung als Ursache-Wirkungs-Prinzip verstanden wird. Es wird eine gezielte Änderung an einem bestehenden Prozess vorgenommen (= Ursache) und in der Folge verbessert sich die Effizienz bzw. Effektivität des Prozesses (= Wirkung). Das klingt im ersten Moment banal, hat aber weitreichende Folgen für den Umgang mit Prozessoptimierung.

Kausaler Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung

Wenn Prozessoptimierung als Ursache-Wirkungs-Prinzip verstanden wird, dann unterstellt das einen kausalen Zusammenhang zwischen der Ursache und der Wirkung. Dieser Zusammenhang ergibt sich aus dem Prozess, der verbessert werden soll, und aus den Schnittstellen zu anderen Prozessen.

Bei diesen kausalen Verknüpfungen handelt es sich dabei in der Regel nicht um einfache, lineare Abhängigkeiten, sondern häufig um komplexe Netzwerke. Wie angedeutet, spielt dabei oftmals nicht nur der betrachtete Prozess eine Rolle, sondern auch andere Prozesse und Abläufe, die über Schnittstellen verknüpft sind.

Logische Erklärbarkeit von Wirkung der Ursache

Eine zweite Konsequenz davon, dass Prozessoptimierung als Ursache-Wirkungs-Prinzip gesehen wird, ist die Erklärbarkeit der Wirkung einer Veränderung. Das kausale Netzwerk liefert eine logische Erklärung dafür, dass aus einer gegebenen Ursache eine beobachtete Wirkung resultiert.

Diese logische Erklärbarkeit lässt sich dabei in zwei Richtungen nutzen: Wenn die kausalen Zusammenhänge bekannt sind, lässt sich die Wirkung vorhersagen. Sind hingegen die Ursache und die Wirkung bekannt, lassen sich Schlüsse zu den kausalen Zusammenhängen ziehen.

Optimierung kausaler Netzwerke über PDCA-Zyklus

Die dargestellten Konsequenzen von Prozessoptimierung als Ursache-Wirkungs-Prinzip machen den PDCA-Zyklus zu einem idealen Werkzeug für die kontinuierliche Verbesserung. Der Zyklus stellt sich dabei wie folgt dar:

Start

Zu Beginn der Prozessoptimierung wird das Ziel definiert, das über die Verbesserung erreicht werden soll (vgl. „Wie optimiere ich innerbetriebliche Abläufe“ [Link: https://rno-consulting.com/wie-optimiere-ich-innerbetriebliche-ablaeufe/]). Das Ziel sollte dabei klar beschrieben und, wenn möglich, quantifiziert werden.

Plan

Basierend auf dem aktuellen Prozessverständnis, d.h. dem Verständnis des kausalen Netzwerks, wird eine Verbesserungsmaßnahme definiert, die den Prozess in Richtung des definierten Zieles verändert. Dabei wird nicht nur die Maßnahme (= Ursache) beschrieben, sondern auch die Wirkung, die nach dem momentanen Wissensstand erwartet wird.

Do

Die Maßnahme wird umgesetzt. Dabei wird beobachtet, welche Wirkung sich einstellt.

Check

In diesem Schritt wird die beobachtete Wirkung mit der erwarteten Wirkung verglichen. Sollten beide übereinstimmen, so ist der Optimierungsschritt abgeschlossen. Wenn auch das definierte Ziel erreicht ist, ist die Prozessoptimierung abgeschlossen, ansonsten wird ein weiterer Optimierungsschritt (Plan) eingeleitet.

Hat sich die erwartete Wirkung nicht eingestellt, bedeutet das, dass das aktuelle Prozessverständnis korrigiert werden muss. Dazu ist es notwendig, zu verstehen, warum die durchgeführte Maßnahme zu der beobachteten Wirkung geführt hat.

Act

Wenn der kausale Zusammenhang zwischen der durchgeführten Maßnahme und der beobachteten Wirkung verstanden ist, muss das Prozessverständnis entsprechend der neuen Erkenntnisse aktualisiert werden. Dieses aktualisierte Prozessverständnis ist dann die Ausgangsbasis für eine weitere Iteration des Optimierungsschritts (Plan).

Doppelter Nutzen von Prozessoptimierung durch PDCA-Zyklus

Die Anwendung des PDCA-Zyklus im Kontext des Ursache-Wirkungs-Prinzips erfordert ein konsequentes und gewissenhaftes Vorgehen. Das ist im Alltag betrieblicher Prozessoptimierung nicht immer leicht durchzuhalten – vor allem die beharrliche Analyse von nicht erwarteten Ergebnissen wird gerne zugunsten schnell umgesetzter Alternativmaßnahmen vernachlässigt.

Wenn Sie sich allerdings an dieses Vorgehen halten, dann gewinnen Sie direkt doppelt: Zum einen wird sich der gewünschte Erfolg von Verbesserungeinitiativen langfristig einstellen, zum anderen wird sich Ihr Prozessverständnis kontinuierlich verbessern.

 

Die innerbetrieblichen Abläufe stellen in vielen Unternehmen einen wesentlichen Kosten- bzw. Zeitfaktor dar: die Effizienz von Prozessen bestimmt auf allen Ebenen von der Fertigung bis hin zur Geschäftsführung die Durchlaufzeiten und beeinflusst in hohem Maße die Kosten. Die Optimierung von Prozessen wirkt sich damit direkt auf die Leistungsfähigkeit und das finanzielle Ergebnis des Unternehmens aus.

Status der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist kein neues Thema. Spätestens seit James P. Womacks „The Machine that Changed the World” in den frühen 90er Jahren sind Lean und andere Ansätze zur Prozessoptimierung zum Managementstandard avanciert und wer heute das Stichwort „Prozessoptimierung“ bei Amazon eingibt, bekommt Hunderte von Büchern angeboten.

Bei diesem Angebot an Methoden, Werkzeugen und Umsetzungshilfen sollten die Abläufe in allen Unternehmen heute eigentlich optimal umgesetzt sein. Zeit- sowie Materialverschwendung dürfte es nicht mehr geben. Eine optimierte Prozesslandschaft sollte selbstverständlich und kein Wettbewerbsvorteil sein.

Die Realität sieht jedoch auch fast 30 Jahre nach dem Aufkommen von Lean & Co immer noch anders aus: Prozesse arbeiten nach dem Konzept „Das haben wir schon immer so gemacht“, innerbetriebliche Abläufe werden nicht an geänderte Rahmenbedingungen angepasst, Fehler werden notdürftig geflickt, anstatt sie als Ausgangspunkt für Prozessoptimierung zu nutzen, und Optimierungsinitiativen laufen regelmäßig ins Leere.

5 Schritte zur erfolgreichen Prozessoptimierung

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Abläufe in Ihrem Unternehmen störungs- und verschwendungsfrei funktionieren und Ihre nächste Prozessoptimierung eine nachhaltige Produktivitätssteigerung nach sich zieht, sollten Sie die folgenden fünf Punkte beachten:

1. Zielsetzung definieren

Bevor Sie mit Ihrer Optimierungsinitiative starten, sollten Sie sich darüber klar werden, welche Zielgrößen Sie im Rahmen der Prozessoptimierung verbessern möchten: Geht es Ihnen um Kostenreduktion, Qualitätssteigerung oder Verkürzung von Reaktionszeiten? Oder sind Ihre Zielgrößen komplexer, wie beispielsweise die Zufriedenheit Ihrer Kunden oder die Bindung von Mitarbeitern ans Unternehmen?

Neben der Zielgröße, auf die hin Abläufe optimiert werden sollen, sollte Sie auch festlegen, wie diese Größe gemessen werden soll. Dabei sollten Sie sich nicht nur fragen, welche Daten zur Messung herangezogen werden, sondern auch, wann diese aufgenommen werden und wie sie gegebenenfalls verrechnet werden.

2. Ausgangszustand ermitteln

Nachdem die Zielsetzung definiert ist, sollten Sie den Ausgangszustand bestimmen. Die Kenntnis des Status quo hilft Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren, den Verbesserungsbedarf gegenüber den Beteiligten darzustellen und Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung herauszuarbeiten.

Außerdem können Sie über die Analyse des Ist-Zustands die Nutzbarkeit Ihrer Messkriterien überprüfen. Gleichzeitig legen Sie die Referenz für die Bewertung Ihrer Verbesserungen, so dass Sie die Effektivität Ihrer Maßnahmen quantitativ bewerten können.

3. Methodischen Ansatz wählen

Im dritten Schritt geht es darum, den für die gegebene Aufgabenstellung passenden Verbesserungsansatz zu wählen. Auch wenn manch ein Management-Guru etwas anderes suggeriert – den einen immer passenden Ansatz gibt es leider nicht. Daher müssen Sie prüfen, welche der verfügbaren Methoden Sie am besten zu Ihrem Ziel bringen wird.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen nicht das methodische Wissen oder den Überblick über die gängigen Ansätze haben, um hier eine fundierte Entscheidung treffen zu können, können Sie die Unterstützung erfahrener Berater einholen. Damit verhindern Sie, dass Sie Ihr Ziel wegen der Nutzung einer nicht adäquaten Methode verfehlen, und sichern sich Ihren wirtschaftlichen Erfolg.

4. Optimierungsprojekt abarbeiten

Der nächste Schritt ist banal: Sie müssen Ihr Optimierungsprojekt umsetzen. Dabei sollte es sich von selbst verstehen, dass die Abarbeitung vollständig und methodisch korrekt geschieht, denn nur so kann das Optimierungsziel auch erreicht werden.

Im Laufe der Optimierung sollten Sie die definierten Messgrößen im Blick behalten. Denn so erkennen Sie auch während des Projekts, ob die getroffenen Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen oder ob sie gegebenenfalls nachbessern müssen.

5. Verbesserungen verankern

Jetzt fehlt Ihnen nur noch ein wichtiger Schritt, der häufig übersehen wird, aber notwendig ist. Denn von Menschen gelebte Prozesse haben die Tendenz, in den eingeschliffenen, alten Zustand zurückzufallen. Um das zu verhindern, müssen Sie die neuen Prozesse verankern, das heißt, Sie müssen Mechanismen schaffen, die dieses Abgleiten verhindern.

Wenn Sie diese fünf Schritte in Zukunft bei der Optimierung innerbetrieblicher Abläufe beachten, dann werden Sie die Effizienz und das finanzielle Ergebnis Ihres Unternehmens nachhaltig verbessern und den langfristigen Erfolg sichern.