Warum Strategien nicht funktionieren – Teil 1

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Karls Position als Geschäftsführer steht unter Druck: Über die letzten zehn Jahre hat er stetig die Position seines Unternehmens am Markt gestärkt und für eine kontinuierliche Verbesserung in allen Unternehmensbereichen gesorgt. Eigentlich lief alles bestens und die Inhaber waren stets mehr als zufrieden mit seiner Leistung.

Doch seit etwa zwei Jahren entwickelten sich die Geschäftszahlen in die falsche Richtung: zunächst seitwärts und kurz darauf abwärts, wobei sich der Trend in den letzten Monaten deutlich verstärkt hatte. Die Strategie ging nicht mehr auf, und das, obwohl Karl mehrere Initiativen zum Gegensteuern gestartet und wie geplant umgesetzt hatte. Warum funktionierte eine jahrelang erprobte Strategie auf einmal nicht mehr?

Die Antwort ist einfach, und sie gilt nicht nur für Karls Unternehmen, sondern in den meisten Fällen, wenn Strategien nicht zum gewünschten Ergebnis führen: Die Strategie hat nicht funktioniert, weil sie nicht die gesamte strategische Landschaft, in der sich das Unternehmen bewegt, berücksichtigt hat. Karl hat dabei einen Fehler gemacht, der laut einer aktuellen Studie von David J. Collis häufig von etablierten Unternehmen begangen wird.

Die strategische Landschaft

Die strategische Landschaft, in der sich ein Unternehmen bewegt, wird durch fünf Elemente charakterisiert: Die Möglichkeiten, das Wertpotential, die Werterfassung, die Wertrealisierung und das Ergebnis. Eine erfolgreiche Strategie findet dabei Antworten und Handlungsweisen, die diese fünf Bereiche in einen sinnvollen Einklang bringen.

Möglichkeiten

Das Feld der Möglichkeiten beschreibt das externe Umfeld, in dem sich das Unternehmen bewegt. Dazu gehören unter anderem politische und regulatorische Rahmenbedingungen oder technische Entwicklungen, aber auch demografische Trends oder Umweltveränderungen.

Diese Möglichkeiten definieren den Rahmen, innerhalb dessen Werte generiert werden können – und auch, was einen Wert darstellt. Dieser Rahmen verändert sich über die Zeit und sorgt so dafür, dass auch die Antworten und Handlungsweisen von Unternehmen an diese veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden müssen. Ein geeignetes Tool, um diese Veränderungen in die Strategieplanung einzubeziehen, ist die Szenarioplanung.

Wertpotential

Das Wertpotential beschreibt das Geschäftsmodell: Wie kann ein Unternehmen, basierend auf den aktuellen und zukünftigen Möglichkeiten, einen Mehrwert für die potenziellen Kunden generieren? Welche Zahlungsmodelle bieten sich für die Produkte und Dienstleistung an?

In diesem Bereich der strategischen Landschaft liegt das Potential, ganze Industrien zu verändern. Das ließ sich über die letzten beiden Jahrzehnte an mehreren Beispielen beobachten, beispielsweise der Verdrängung von Videotheken durch Streamingdienste oder der Übergang von pay-per-call Verträgen zu Flatrate-Angeboten in der Telefonie.

Werterfassung

Während im vorangegangenen Element der strategischen Landschaft beschrieben wird, welche Werte es für potenzielle Kunden gibt, geht es in der Werterfassung um die Frage, wie sich diese Werte für das Unternehmen erfassen lassen. Dabei müssen Themen wie die Attraktivität des Marktes, die beste Positionierung des eigenen Unternehmens oder die mögliche Reaktion von Konkurrenten bewertet und in die Strategie einbezogen werden.

Die beschriebenen Fragestellungen lassen sich mit den klassischen Strategieansätzen bearbeiten, z. B. Positionierung, Porters Fünf-Kräfte-Modell oder SWOT Analysen. Neben diesen etablierten Methoden bietet die Spieltheorie interessante Ansatzpunkte, Antworten für eine starke Strategie zu identifizieren.

Wertrealisierung

Die Wertrealisierung umfasst den Bereich, der im allgemeinen als Strategieumsetzung bezeichnet wird. Hier geht es darum, die Fähigkeiten und Ressourcen aufzubauen, die für einen langfristigen Erfolg notwendig sind und die entsprechenden Strukturen zu schaffen.

Neben dem Identifizieren der geeigneten und notwendigen Maßnahmen ist es wichtig, auch die zeitliche Komponente zu berücksichtigen, um die eigene Organisation schnell zur neuen Strategie zu führen, ohne sie dabei zu überfordern.

Ergebnis

Der fünfte Bereich der strategischen Landschaft umfasst die tatsächlichen Ergebnisse. Meist im Controlling angesiedelt, werden hier die aktuellen Entwicklungen beobachtet, mit den Zielen verglichen und ggf. Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Wichtig ist hier, dass die Performancemessung nicht das Ende einer Prozesskette ist, sondern lediglich ein einzelner Baustein in dem Gesamtbild, das die Strategie eines Unternehmens ausmacht.

Der Fehler etablierter Unternehmen

Eine robuste und erfolgreiche Strategie betrachtet alle fünf Elemente der strategischen Landschaft gleichermaßen. Etablierte Unternehmen, wie auch das von Karl im einleitenden Beispiel, machen dabei häufig den Fehler, sich zu sehr auf die Werterfassung zu fokussieren. Dabei neigen sie dazu, Veränderungen der Möglichkeiten und neue Wertpotentiale zu vernachlässigen.

Oftmals sind diese Unternehmen Jahre – wenn nicht sogar Jahrzehnte – mit einem Geschäftsmodell sehr erfolgreich gewesen und haben sich in diesem Geschäftsmodell häuslich eingerichtet. Umsatz und Gewinne waren stabil oder sogar steigend und es gab keinen Grund, etwas am Status quo zu ändern.

In solchen eingefahrenen Strukturen wird häufig keine Notwendigkeit zu Veränderungen gesehen: „Wir haben das schon immer so gemacht – und sind damit bislang sehr gut gefahren!“ lautet die Devise. Doch dieses Motto funktioniert nur so lange, wie sich das externe Umfeld nicht ändert oder ein Konkurrent die Kundenbedürfnisse nicht auf eine andere, effektivere Art bedient.

Wenn es zu solchen Änderungen der Rahmenbedingungen kommt, versuchen Geschäftsführer wie Karl oft, über neue bzw. bessere Antworten im Bereich Werterfassung und Wertrealisierung die schlechter werdenden Ergebnisse zu kompensieren – verständlicherweise in der Regel ohne langfristigen Erfolg.

Robuste Strategien für etablierte Unternehmen

Eine robuste Strategie, die sich erfolgreich umsetzen lässt, ist holistisch, d.h. sie bezieht die gesamte Strategische Landschaft in die Planung und Umsetzung mit ein. Für etablierte Unternehmen bedeutet das insbesondere, immer wieder die Möglichkeiten und Wertpotentiale zu analysieren und sich nicht ausschließlich auf Implementierung eines Geschäftsmodells zu fokussieren.

In einem ersten Schritt kann das über ein Hinterfragen des Status Quo geschehen:

  • Wie verändert sich aktuell das Umfeld, in dem ich agiere?
  • Ändern sich dadurch die Bedürfnisse meiner Kunden?
  • Gibt es neue Ansätze, die Kundenbedürfnisse zu befriedigen?
  • Was bedeuten diese Veränderungen für mein Geschäftsmodell?

Dieser reaktive Ansatz hilft Unternehmen zu erkennen, wann eine Anpassung des Geschäftsmodells notwendig ist. Damit lässt sich verhindern, dass Firmen an Geschäftsmodellen festhalten, die nicht mehr zukunftsfähig sind und so sprichwörtlich ein totes Pferd reiten.

Noch besser wäre es, einen proaktiven Ansatz zu wählen. Dies bedeutet, zukünftige Entwicklungen vorwegzunehmen und daraus Kundenbedürfnisse und Geschäftsmodelle abzuleiten, die es aktuell noch gar nicht gibt. Das ermöglicht es Unternehmen nicht nur, sich rechtzeitig von überholten Strategien und Geschäftsmodellen zu verabschieden, sondern auch, den Markt aktiv mitzugestalten und somit die eigene Position langfristig zu stärken.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihr Unternehmen mit einer aktiven Strategie in die Zukunft führen möchten.

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Tool Box Talks: Risikomatrix

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Managementwerkzeuge gibt es wie Sand am Meer. Und auch, wenn mancher etwas anderes behaupten mag: die meisten von ihnen sind gut und hilfreich – vorausgesetzt, sie werden korrekt und im passenden Kontext eingesetzt.
In der Reihe „Tool Box Talks“ stellen wir Ihnen sowohl gängige als auch weniger bekannte Werkzeuge vor und zeigen Ihnen, wie Sie deren Potenzial für Ihr Unternehmen nutzbar machen. Der Fokus dieses Artikels liegt dabei auf der Risikomatrix.

Wozu dient die Risikomatrix und wann sollte sie genutzt werden?

Die Risikomatrix ist ein Werkzeug, das Sie beim Managen von Risiken unterstützt. Das Tool visualisiert die Bewertung eines Risikos hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit, des Einflusses auf die Zielerreichung und der Höhe bzw. Priorisierung.
Um den Risikomanager bei seiner Arbeit zu unterstützen ist die Risikomatrix oftmals direkt in das Risikoregister  integriert und fasst dieses grafisch zusammen. Weiterhin ist es ein weit verbreiteter Standard im Berichtswesen, um die Menge und Verteilung von Risiken in einem Projekt oder Unternehmensbereich darzustellen.

Wie wird die Risikomatrix genutzt?

Bevor Sie die Risikomatrix einsetzen können, müssen Sie zunächst die Risiken für Ihr Projekt bzw. Ihren Unternehmensbereich identifizieren und bewerten. Diese Bewertung hat drei Dimensionen: die Eintrittswahrscheinlichkeit, die Auswirkung auf die Zielerreichung bei Eintritt des Risikos, und die Gesamtbewertung bzw. Priorisierung. Die ersten beiden Messgrößen können Sie dabei wahlweise qualitativ (high / medium / low) oder quantitativ (in % bzw. €) bewertet werden, bei der Gesamtbewertung ist eine Bewertung über high / medium / low üblich.
Abhängig von der Bewertung tragen Sie die Risiken anschließend in einer zweidimensionalen Matrix ein, wobei die x-Achse die Eintrittswahrscheinlichkeit und die y-Achse die Auswirkung abbildet. Die Gesamtbewertung des Risikos können Sie über die Farbgebung visualisieren.

Achtung Fallstrick!

Insbesondere die zuletzt angesprochene Visualisierung der Gesamtbewertung über die Farbgebung birgt die Gefahr, gewisse Risiken zu vernachlässigen. Die häufigste Reaktion auf eine Ampel – die am meisten genutzte Farbgebung für high / medium / low ist rot / gelb / grün – ist es, sich auf die roten Items zu fokussieren und die grünen zu ignorieren.
Das Priorisieren der als ‚hoch‘ eingestuften Risiken ist sicherlich richtig, jedoch ist die Bewertung eines Risikos als ‚gering‘ sicherlich nicht gleichbedeutend mit ‚muss nicht aktiv bearbeitet werden‘. Prüfen Sie bei jedem Risiko – unabhängig von der Gesamtbewertung – welche Maßnahmen Sie ergreifen können und welche davon angemessen ist und damit umgesetzt werden sollte.

Welches Ergebnis liefert die Risikomatrix?

Die Risikomatrix bietet eine grafische Darstellung aller Risiken und deren Bewertung. Sie eignet sich damit sehr gut, schnell die relevantesten Risiken zu erfassen – sowohl hinsichtlich der Einzelbewertungen zu Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen als auch in Bezug auf die Gesamtbewertung bzw. Priorisierung.
Insbesondere wenn Sie eine große Anzahl an Risiken managen müssen, hilft Ihnen diese Darstellung, die wichtigsten Themen auf einen Blick zu identifizieren und an den kritischsten Themen bevorzugt zu arbeiten.
Weiterhin eignet sich die Darstellung sehr gut zum Reporting. Die visuelle Aufbereitung vermittelt einen guten Eindruck über die Gesamtzahl der Risiken sowie deren Kritikalität, ohne dass dafür große Datenmengen überblickt oder analysiert werden müssen.

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5 Dimensionen erfolgreicher Innovation

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Innovation scheint in der Geschäftswelt das aktuelle Credo zu sein: Innovative Geschäftsmodelle, die über neuartige Produkte und Dienstleistungen zu disruptiven Veränderungen der Märkte führen, das ist der Stoff, aus dem die Träume – oder Alpträume – vieler Unternehmer, Politiker, Lobbyisten, etc. erwachsen.
Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist dabei: Was zeichnet erfolgreiche Innovation aus und wie lässt sich diese gezielt herbeiführen? Die Antwort darauf ist erstaunlich einfach: indem man sich auf die Wertschöpfung und den erwarteten Mehrwert fokussiert!

Charakteristika erfolgreicher Innovation

Was ist eine Innovation?

Innovation wird vom Duden als geplante und kontrollierte Veränderung, Neuerung in einem sozialen, technischen, wirtschaftlichen, etc. System durch Anwendung neuer Ideen und Techniken definiert. In dieser Definition fallen zwei Punkte besonders ins Auge.
Zunächst besteht Innovation nicht in einer neuen Idee oder einer neuen Technik, sondern geht aus deren Anwendung hervor. Das bedeutet, dass Sie keine bahnbrechenden, noch nie dagewesenen Ideen generieren müssen, um innovativ zu sein. Sie müssen lediglich die Ansätze aufgreifen und anwenden, die es Ihnen ermöglichen etwas zu verändern.

Der zweite interessante Aspekt ist der einer „geplanten und kontrollierten Veränderung“. Innovation ist damit ein gesteuerter Prozess und nicht das Resultat eines genialen Geistesblitzes – auch wenn letzterer sicherlich oft der Auslöser einer Erfindung oder Innovation ist.

Was zeichnet erfolgreiche Innovationen aus?

Innovation ist damit zunächst eine bewusst herbeigeführte Veränderung bzw. Erneuerung. Aber nicht jede gezielt hervorgerufene Änderung ist auch eine erfolgreiche Innovation. Der Unterschied liegt insbesondere darin, ob die Neuerung auch einen unternehmerischen Nutzen mit sich bringt.

Unternehmerischer Nutzen in diesem Zusammenhang lässt sich an zwei Merkmalen festmachen, der Schaffung eines Mehrwerts und dessen wirtschaftliche Nutzbarkeit.

Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Nutzen einer Innovation ist, dass durch diese Neuerung ein Mehrwert gegenüber dem bisher üblichen Ansatz erzielt wird. Dieser Mehrwert kann sich dabei sowohl auf den Nutzwert für den Kunden als auch auf die Herstellung bzw. den Vertrieb beziehen.

Wichtig dabei ist, dass sich aus diesem Mehrwert auch eine wirtschaftliche Nutzbarkeit ableiten lässt. Als solche gelten beispielsweise die Realisierbarkeit höherer Verkaufspreise, geringerer Herstellungskosten oder steigender Absatz bzw. größere Marktanteile. Darüber hinaus kann sich die wirtschaftliche Nutzbarkeit auch in anderen Bereichen äußern, wie z.B. höhere Kundenbindung, verbesserte Reputation oder die Möglichkeit, andere Produkte oder Dienstleistungen verkaufen zu können.

Ansatzpunkte für Innovationsvorhaben

Wenn Innovation als planbares Vorhaben aufgegriffen wird, dann stellt sich direkt die Frage, welches Vorgehen einem Unternehmen dabei hilft, erfolgreiche Innovationen zu identifizieren und umzusetzen.
Wenn man die zuvor dargestellten Charakteristika erfolgreicher Innovationen aufmerksam liest, so wird man leicht Porters „Five Forces“ (Link: https://de.wikipedia.org/wiki/Branchenstrukturanalyse) wiedererkennen. Wenn man dieses klassische Modell als Basis nutzt, dann ergeben sich fünf Ansatzpunkte – oder Dimensionen – für die Suche nach erfolgreicher Innovation.

1. Substitution

Wie kann ich das Kundenbedürfnis anders als bisher erfüllen? Das ist die Kernfrage bei der Suche nach Innovation in der Dimension „Substitution“. Um hier Antworten zu finden, müssen Sie die tatsächlichen Kundenbedürfnisse genau kennen, um dann zu überlegen, wie sie dieses der Kaufentscheidung zugrunde liegende Bedürfnis besser erfüllen können als auf die herkömmliche Art und Weise.

Viele disruptive Innovationen der letzten Dekade, die teilweise ganze Märkte revolutioniert haben, greifen diesen Ansatz auf. Ein Beispiel ist hier airbnb, welche das Kundenbedürfnis nach „Übernachtungsmöglichkeit“ erfüllt, ohne dabei in Hotels, Ferienwohnungen, etc. investieren zu müssen.

2. Mehrwert

In der zweiten Dimension steht die Frage, wie Sie dem Kunden einen zusätzlichen Mehrwert liefern können, im Mittelpunkt der Innovationsüberlegungen. Ein solcher Zusatznutzen kann sich dabei sowohl in einer erweiterten Funktionalität als auch durch eine verbesserte Nutzung des eigentlichen Produktes äußern. Damit bietet sich dieser Ansatz oftmals in Bereichen an, bei denen ein Produkt zusammen mit einem Service angeboten wird.

Ein Ansatzpunkt ist hier beispielsweise, wenn Maschinenbauer für ihre Maschinen Schnittstellen anbieten, die ein Predictive-Maintenence-Konzept ermöglichen und damit dem Kunden eine optimierte Anlagenauslastung und geringere Wartungskosten ermöglichen.

3. Effizientere Erstellung

Eine weitere Stoßrichtung für Innovationsvorhaben ist die Effizienzsteigerung. Hier geht es darum, parallel zur reinen Prozessoptimierung den Ansatz zur Erstellung von Produkten grundsätzlich zu erneuern. Idealer Weise sollten beide Ansätze – die Prozessoptimierung und die Prozessinnovation – Hand in Hand gehen, um ein optimales Ergebnis zu ermöglichen.

Ein klassisches Bespiel von Innovation mit dem Ziel der Effizienzsteigerung ist die Automatisierung von Fertigungsprozessen, aber auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Optimierung der Auslastung der Lastwagenflotte einer Spedition.

4. Alternative Erstellung

In Abgrenzung zur effizienteren Erstellung, bei der der grundlegende Ansatz der gleiche bleibt, zielt die alternative Erstellung auf einen grundsätzlich anderen Ansatz zur Produktherstellung ab. Hier geht es um die Frage, welche Möglichkeiten neue Materialien und Herstellungsverfahren bieten, um das gleiche Ergebnis auf andere Weise besser erreichen zu können.

Ein Vertreter dieser Art von Innovation ist der 3D Druck, der es ermöglicht, komplexe Strukturen auch in kleinen Stückzahlen effizient zu fertigen.

5. Alternative Rohstoffe

Die letzte Dimension für Innovation ist die Nutzung alternativer Ausgangsprodukte. Insbesondere an Punkten, an denen teure, seltene oder schwer zu beschaffene Rohstoffe eingesetzt werden müssen, lohnt sich oftmals die Suche nach Alternativen.

Ein Beispiel, das den Hebel solcher Innovationen verdeutlicht, ist die Solarzellenindustrie. Während frühe Versionen auf große Einkristalle angewiesen und damit teuer waren, kann heute kostengünstig mit polykristallinen Ausgangsstoffen gearbeitet werden, was wesentlich zur Wirtschaftlichkeit der Technologie beigetragen hat.
Innovation ist also weder auf den Geistesblitz eines Genies angewiesen, noch fällt sie einfach vom Himmel. Vielmehr lässt sie sich gezielt herbeiführen und kann, im Großen wie im Kleinen, zu einem positiven Beitrag Ihres Unternehmens führen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie hier weitere Anregungen oder Unterstützung benötigen.

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Tool Box Talks: 5-Why

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Managementwerkzeuge gibt es wie Sand am Meer. Und auch, wenn mancher etwas anderes behaupten mag: die meisten von ihnen sind gut und hilfreich – vorausgesetzt, sie werden korrekt und im passenden Kontext eingesetzt.
In der Reihe „Tool Box Talks“ stellen wir Ihnen sowohl gängige als auch weniger bekannte Werkzeuge vor und zeigen Ihnen, wie Sie deren Potenzial für Ihr Unternehmen nutzbar machen. Der Fokus dieses Artikels liegt dabei auf 5-Why.

Wozu dient 5-Why und wann sollte es genutzt werden?

5-Why ist ein Werkzeug des Qualitätsmanagements. Das auf Toyoda Sakichi zurückgehende Werkzeug hilft dem Nutzer dabei, kausale Ketten aufzudecken und mehrschichtige Ursache-Wirkungs-Beziehungen (EN: Cause and Effect Chain) zu verstehen.
Die häufigste Anwendung des Tools liegt in der Ursachenfindung im Rahmen von Fehleranalysen zur Behebung von Qualitätsproblemen oder der Optimierung von Prozessen. Darüber hinaus eignet es sich jedoch auch für jede Form der Analyse von Ursache-Wirkungs-Ketten, insbesondere dann, wenn diese linear sind und keine bzw. nur wenige Verzweigungen aufweisen.

Wie wird 5-Why genutzt?

Der Ausgangpunkt einer 5-Why Analyse ist eine beobachtete Abweichung, d.h. die „Wirkung“. Hier setzt das erste „Why?“ an: „Warum ist es zu der beobachteten Abweichung gekommen?“
Die Antwort auf diese Frage ist die Ursache der beobachteten Wirkung. Diese Ursache kann wiederum als Auswirkung verstanden werden, deren Ursache über das zweite „Warum?“ ermittelt wird. Dieser Prozess wird insgesamt fünfmal durchgeführt, so dass man quasi die Ursache der Ursache der Ursache der Ursache der beobachteten Abweichung bestimmt und damit den zugrunde liegenden Auslöser – die Root Cause – aufgedeckt hat.

Achtung Fallstrick!

Wichtig bei der Nutzung von 5-Why ist, dass nicht nur eine mögliche Ursache-Wirkungs-Kette identifiziert wird, sondern diese auch verifiziert wird. Diese Überprüfung sollte für jede der „Warum?“-Fragen erfolgen und klären, ob

  1. der dargestellte kausale Zusammenhang möglich und plausibel ist und
  2. ob er in dem gegebenen Kontext auch wirklich für die Wirkung verantwortlich ist.

Nur wenn beide Prüfungen positiv sind, sollte die nächste „Warum?“-Frage gestellt werden.
Außerdem sollte die „5“ im 5-Why kontextbezogen behandelt werden. Der Richtwert, fünfmal nach der Ursache zu fragen, um an den eigentlichen Kern eines Problems zu gelangen, ist in vielen Fällen angemessen, trotzdem sollten Sie im Einzelfall prüfen, ob eine sechste bzw. siebte Ebene nicht vielleicht doch noch wertvolle Erkenntnisse liefert oder bereits nach der vierten Frage abgebrochen werden kann.

Welches Ergebnis liefert 5-Why?

Das Ergebnis eines 5-Why ist die detaillierte Darstellung der kausalen Kette, die zu einem (meist ungewünschten) Ereignis geführt hat. Damit haben Sie die Grundlage, um das wiederholte Auftreten dieses Ereignisses zu unterbinden.

Dabei unterscheidet man in der Regel zwischen Maßnahmen mit eher korrektivem und solchen mit eher präventivem Charakter. Präventive Maßnahmen setzen im oberen Teil der kausalen Kette an und wirken damit spezifisch auf das eine Ereignis.

Maßnahmen, die in den unteren Ebenen der Ursache-Wirkungs-Beziehung – bei der Root Cause – ansetzen, wirken sich in der Regel weiter aus und ermöglichen auch die Vermeidung von anderen negativen Ergebnissen, die auf dieselbe Schwachstelle zurückzuführen sind.

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Risiken identifizieren – gewusst wie!

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Als im Frühjahr 2020 die meisten Staaten mit einem Lockdown auf die aufkommende Corona-Pandemie reagierten und in der Folge viele Unternehmen in wirtschaftliche Probleme gerieten, hieß es an vielen Stellen „Das konnte niemand voraussehen!“. Gleichzeitig gibt es eine Vielzahl von Normen und gesetzlichen Anforderungen, die Unternehmen einen Rahmen dafür bieten, Risiken und Bedrohungen frühzeitig zu identifizieren und geeignete Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Eine Frage, die keine der vorhandenen Vorgaben bislang beantwortet, ist, wie ein Unternehmen alle relevanten Risiken identifizieren kann.

Eine allgemeingültige Antwort auf diese Fragestellung gibt es nicht und wird es aller Voraussicht nach auch nicht geben. Es gibt jedoch eine Reihe von Hilfsmitteln und Methoden, die helfen, Risiken zu identifizieren, und die sich in der Praxis bewährt haben.

Brainstorming

Ein klassischer und weitverbreiteter Ansatz, um Risiken zu identifizieren, ist das Brainstorming. Allein schon die einfache Frage: „Was könnte passieren…?“ wird Ihnen eine Flut von Punkten liefern, mit der Sie Ihr Risikoregister füllen können. Der Umfang der identifizierten Risiken hängt dabei jedoch sehr stark vom Erfahrungshorizont und der Perspektive der beteiligten Personen ab. Daher sollten Sie zwei Punkte beachten, wenn Sie über ein Brainstorming gute Ergebnisse erreichen möchten.
Zum einen sollte Sie darauf achten, Personen mit möglichst unterschiedlichem Hintergrund zu einem Brainstorming zusammenzuführen. Gerade wenn es darum geht, Risiken zu identifizieren, wird das Feedback der Personen stark von ihren jeweiligen Erfahrungen und Prioritäten geprägt sein. Wenn Sie hier eine große Bandbreite an Personen einbinden, wird sich das auch in einer größeren Breite an Rückmeldungen widerspiegeln.
Als zweites empfiehlt es sich, die Diskussion während des Brainstormings in verschiedene Richtungen zu lenken. Hierzu bieten sich verschieden Ansätze an, beispielsweise 4M bzw. 8M oder PESTLE.

Prozessanalyse

Eine weitere Möglichkeit, den Gedankenfluss zu steuern, während Sie Risiken identifizieren, bietet die Prozessanalyse. Dazu unterteilen Sie zunächst Ihr Vorhaben in möglichst abgeschlossene, überschaubare Einzelaktivitäten. Anschließend fragen Sie für jede Aktivität, welche Risiken eintreten können und wie diese die Zielerreichung beeinflussen.

Dieses Vorgehen eignet sich insbesondere dann, wenn Sie aufeinander aufbauende Arbeits- oder Prozessschritte ausführen müssen und bei jedem dieser Schritte klar die Zusammenhänge zwischen den aktuellen Tätigkeiten und dem Endergebnis darstellen können. Bei komplexeren Aufgabenstellungen oder mehrfachen Abhängigkeiten ist dieser stark an das Design-Werkzeug FMEA angelehnte Ansatz in der Regel weniger geeignet, da eine Bewertung von Risiken nur noch schwer möglich ist.

Historische Referenz

Ein dritter Ansatz ist die Betrachtung von Referenzfällen aus der Vergangenheit. Dabei werden vergleichbare Projekte und Vorhaben daraufhin analysiert, welche unvorhergesehenen Ereignisse eingetreten sind und welche Auswirkungen diese auf die Erreichung der Ziele hatten.
Um über diesen Weg eine aussagekräftige Liste an Risiken zu identifizieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine ausreichend hohe Anzahl an Referenzfällen heranziehen. Gleichzeitig sollten Sie immer überprüfen, ob die abgeleiteten Risiken für Ihren konkreten Fall überhaupt relevant sind.
Dieses Vorgehen zum Identifizieren von Risiken bietet sich immer dann an, wenn Sie regelmäßig vergleichbare Aufgaben bzw. Projekte durchführen – beispielsweise kundenspezifische Anpassungen an Maschinen vornehmen oder Softwaremodule für eine Anlagensteuerung programmieren. In einem solchen Umfeld können Sie Standardrisiken schnell erfassen und projektspezifische Maßnahmen ergreifen.

Wenig hilfreich ist das Verfahren hingegen, wenn Sie in einem Bereich tätig sind, in dem es wenig oder keine Referenzen gibt. Außerdem ist die Methode ungeeignet, um neuartige Bedrohungen oder selten eintretende Extremereignisse zu berücksichtigen.

Pre-Mortem Session

Um solche Extremereignisse abzubilden, eignet sich die Nutzung von Pre-Mortem Sessions. Dabei versetzt sich das Team gedanklich in die Zeit nach Abschluss des Projekts und versucht Gründe zu identifizieren, warum das Projekt gescheitert ist.

Auf den ersten Blick unterscheidet sich das Vorgehen kaum vom eingangs dargestellten Brainstorming. Der Perspektivwechsel von „Was kann passieren…?“ hin zu „Was hat ein Scheitern verursacht?“ hilft jedoch dabei, eingefahrene Denkpfade zu verlassen und kreativ zu werden. So lassen sich insbesondere auch solche Risiken identifizieren, die außerhalb des bisherigen Erfahrungsbereichs liegen.

Welchen Ansatz werden Sie nutzen, um in Ihrem nächsten Projekt Risiken zu identifizieren? Kontaktieren Sie uns und wir unterstützen Sie gerne!

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Tool Box Talks: Stakeholder Matrix

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Managementwerkzeuge gibt es wie Sand am Meer. Und auch, wenn mancher etwas anderes behaupten mag: die meisten von ihnen sind gut und hilfreich – vorausgesetzt, sie werden korrekt und im passenden Kontext eingesetzt.
In der Reihe „Tool Box Talks“ stellen wir Ihnen sowohl gängige als auch weniger bekannte Werkzeuge vor und zeigen Ihnen, wie Sie deren Potenzial für Ihr Unternehmen nutzbar machen. Der Fokus dieses Artikels liegt dabei auf der Stakeholder Matrix.

Wozu dient die Stakeholder Matrix und wann sollte sie genutzt werden?

Die Stakeholder Matrix ist ein zentrales Werkzeug im Umgang mit verschiedenen Interessensgruppen. Es hilft dem Anwender dabei, die einzelnen Personen definierten Clustern zuzuordnen und ermöglicht so, den Umgang und die Kommunikation mit den Stakeholdern effektiv und zielgruppengerecht zu gestalten.
Ihre Anwendung findet die Stakeholder Matrix insbesondere im Projekt- und Changemanagement. Darüber hinaus leistet dieses Tool immer dann wertvolle Dienste, wenn die Interessen verschiedener Personen und Personengruppen berücksichtigt werden müssen, beispielsweise bei der Strategieplanung oder der Vorbereitung von Veranstaltungen und Workshops.

Wie wird die Stakeholder Matrix genutzt?

Um eine aussagekräftige Stakeholder Matrix für Ihre Anwendung aufzubauen, müssen Sie folgende drei Schritte durchlaufen:

  1. Die Stakeholder identifizieren;
  2. das Interesse der Stakeholder bewerten und
  3. den Einfluss der Stakeholder abschätzen.

Im ersten Schritt geht es darum, eine möglichst vollständige Liste aller Interessengruppen aufzustellen. Interessensgruppen können hierbei ebenso einzelne Individuen wie auch größere Gruppen sein. Eine Zusammenfassung von Personen zu einer Gruppe empfiehlt sich nur dann, wenn diese auch wirklich vergleichbare Interessen haben (z.B. Mitarbeiter aus Abteilung XY) bzw. sie aus Sicht des Projekts als eine Einheit gesehen werden können (z.B. Anwohner von Werk Z).
Anschließend müssen Sie die identifizierten Stakeholder hinsichtlich ihres Interesses an Ihrem Vorhaben bewerten. Dabei ist eine einfache Unterteilung in die zwei Gruppen „hat Interesse“ und „hat kein Interesse“ ausreichend. Eine wertvolle Zusatzinformation, die Sie an dieser Stelle ebenfalls miterfassen sollten, ist, ob ein Stakeholder Ihre Ziele unterstützt oder entgegengesetzte Ziele verfolgt.

Als letzten Schritt gilt es abzuschätzen, inwieweit einzelne Interessensgruppen beeinflussen können, ob Sie Ihre Ziele erreichen. Auch hier ist eine möglichst einfache Unterscheidung zwischen „hat viel Einfluss“ und „hat wenig Einfluss“ sinnvoll, da es in der Stakeholder Matrix primär um eine qualitative Aussage und nicht um ein quantitatives Ranking geht.

Nach Abschluss der Bewertung, kann die Stakeholder Landschaft grafisch dargestellt werden. Dazu zeichnen Sie eine 2×2 Matrix, wobei die x-Achse das Interesse und die y-Achse den Einfluss der Stakeholder darstellt. Die Einstellung zu den Projektzielen kann dabei zusätzlich durch die Farbwahl (grün = gleiche Ziele / rot = konträre Ziele) dargestellt werden.

Achtung Fallstrick!

Vorsicht geboten ist bei der Identifizierung der Interessengruppen. Werden sehr viele Personen identifiziert, wird die Stakeholder Matrix sehr schnell unübersichtlich. Hier empfiehlt es sich, Personen in Gruppen zusammen zu fassen. Dabei sollten Sie jedoch aufpassen, dass die Bewertung einer Gruppe auch wirklich auf alle Mitglieder dieser Gruppe zutrifft. Im Zweifel ist es ein sinnvolles Vorgehen, Gruppen erst nach der Bewertung der Einzelpersonen zu bilden.

Ein zweiter Stolperstein liegt in der Bewertung der Stakeholder hinsichtlich ihrer Einflussmöglichkeiten. Hier müssen Sie klar zwischen der Position der Person und ihrer tatsächlichen Möglichkeit, die Ergebnisse beeinflussen zu können, unterscheiden. Gerade in Veränderungsprozessen haben beispielsweise Mitarbeiter an Schlüsselpositionen oftmals einen deutlich höheren Einfluss auf das Gelingen (oder Scheitern) einer Initiative als viele Manager, auch wenn diese im Organigramm des Unternehmens eine viel höhere Position bekleiden.

Welches Ergebnis liefert die Stakeholder Matrix?

Die fertig ausgefüllte Stakeholder Matrix liefert Ihnen vier Gruppen von Personen und zeigt Ihnen, wie Sie mit diesen am besten umgehen sollten, um mit minimalem Aufwand Ihre Ziele möglichst optimal zu erreichen.

Die erste Gruppe, die ein hohes Interesse und einen großen Einfluss hat, müssen Sie aktiv managen. Dieser Personenkreis ist maßgeblich dafür, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder nicht.

Ebenfalls im Auge behalten sollte Sie diejenigen Stakeholder, die ein geringes Interesse aber einen hohen Einfluss haben. Ihr Ziel für diese Gruppe sollte es sein, die Zufriedenheit der Mitglieder mit möglichst wenig Aufwand zu erhalten.

Personen, die zwar ein hohes Interesse, aber nur wenig Einfluss haben, sollten Sie informiert halten. Alle übrigen Interessengruppen sollten Sie weiter im Blick haben – jedoch möglichst ohne Ressourcen dafür aufbringen zu müssen.

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Was gute Planung mit Prozessoptimierung zu tun hat

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Planung von Business-Events

Am Vorbereitungsteam hatte es nicht gelegen. Sie hatten einen geeigneten Veranstaltungsort gesucht, sich Gedanken zum Ablauf gemacht und eine gut strukturierte Agenda vorbereitet. Trotzdem war der Abteilungsworkshop bereits nach zwei Stunden komplett von der Agenda abgekommen und am Ende des Tages hatten Sie keine greifbaren Ergebnisse erarbeitet. Wie konnte es dazu kommen? Die Antwort liegt, trotz der Arbeit des Vorbereitungsteams, in der Planung der Veranstaltung.

Die einfachste Art, Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen, ist in vielen Fällen eine effektive Planung. Das gilt insbesondere bei der Vorbereitung von Workshops und ähnlichen Business-Events. Dabei helfen drei einfache Schritte in der Vorbereitung, damit am Ende das gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Erwartungen abgleichen

Der erste Schritt bei der Planung von Unternehmensveranstaltungen sollte der Abgleich der Erwartungen sein. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis davon haben, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll.

Relevante Stakeholder identifizieren

Bevor jedoch die eigentlichen Erwartungen abgefragt werden können, müssen Sie zunächst die relevanten Stakeholder identifizieren. Relevante Stakeholder sind in diesem Zusammenhang die Personen, die ein Interesse an den Ergebnissen haben. Im einleitenden Beispiel wäre das die Abteilungsleitung und deren Vorgesetzte. Dazu kommen möglicherweise weitere Personen, z.B. Schnittstellenpartner oder zentrale Mitarbeiter innerhalb der Abteilung. Mit folgenden Fragen können Sie wichtige Stakeholder ausmachen:

  • Wer hat ein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen?
  • Wer kann die Ergebnisse maßgeblich mit beeinflussen?

Vorstellungen abfragen

Wenn die Stakeholder feststehen, müssen Sie im nächsten Schritt deren Erwartungen an den Workshop erfragen. Um Ihre Planung möglichst gut auf die Bedürfnisse abzustimmen, sollten Sie bei der Abfrage so konkret wie möglich sein – „Was sind Ihre Erwartungen…?“ wird Ihnen in den meisten Fällen dazu keine hilfreichen Antworten liefern.

Eine gute Frage zum Erfassen der Erwartungen der Auftraggeber lautet beispielsweise:„Welche Ergebnisse erwarten Sie sich von dem Workshop?“ Oder auch: „Wozu möchten Sie die Ergebnisse des Workshops nutzen?“ Die erste Frage zielt dabei auf den erwarteten Output der Veranstaltung, während die zweite den erwarteten Nutzen in den Blick nimmt.

Für Schnittstellenpartner oder Teilnehmer hingegen bieten sich in der Regel Fragen zum Inhalt des Workshops an. Erwartungen in dieser Richtung lassen sich mit Fragen erfassen, wie z.B.: „Welche Punkte möchten Sie in dem Workshop adressiert wissen?“ Oder: „Welche Themen sollten wir in dem Workshop bearbeiten.

Erwartungen koordinieren

Das Abfragen der Erwartungen hat direkt zwei Funktionen in der Planung einer Veranstaltung. Im Rahmen der Auftragsklärung lassen sich so die Ziele, Ergebnisse und der Nutzen erfassen. Während der Vorbereitung eines Workshops wiederum können diese Informationen zum Erwartungsmanagement genutzt werden.

Sobald die Zielsetzung der Veranstaltung final festgesetzt ist, steht fest, welche Erwartungen der Stakeholder voraussichtlich erfüllt werden und welche nicht. Um von vornherein eine möglichst hohe Akzeptanz sicher zu stellen, sollten nun die Teilnehmer und andere Betroffene aktiv darauf vorbereitet werden, was sie erwartet – und was nicht.

Ergebnisse & Input festlegen

Der zweite wichtige Schritt bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung ist eine klare Definition der Ergebnisse und der benötigten Informationen.

Ergebnisse definieren

Zusammen mit den Erwartungen sollten Sie bereits die erwarteten Ergebnisse bei Ihren Stakeholdern abgefragt haben. In diesem Schritt des Planungsprozesses geht es nun darum, diese genauer zu spezifizieren:

  • Was soll das Ergebnis der Veranstaltung sein?
  • In welcher Form soll das Ergebnis vorliegen?
  • Für wen ist das Ergebnis bestimmt?
  • …

Die Beschreibung des Ergebnisses bildet die Grundlage für die gesamte weitere Planung und sollte daher so genau wie möglich erfolgen.

Benötigten Input ableiten

Wenn das Ergebnis beschrieben ist ergibt sich als nächstes die Frage, welchen Input die Teilnehmer benötigen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Bei der Beantwortung dieser Frage sollte Sie nicht nur in den üblichen Kategorien denken (Berichte, Kennzahlen und weitere Daten), sondern auch andere Voraussetzungen mitberücksichtigen. Denkbar sind hier Themen wie:

  • Verschiedene Sichtweisen auf einen Sachverhalt, um eine gemeinsame Basis zu erzeugen,
  • kreative Impulse, um eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen oder
  • Teamaufgaben, um ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen.

Ablauf planen

Nachdem Input und Output definiert sind, kann die eigentliche Planung der Veranstaltung beginnen.

Kernelemente festlegen

Hierbei sollten Sie zunächst auf die Inhalte achten. Die beiden Fragen, die sie in dieser Phase Ihrer Planungen beantworten müssen, lauten:
– Was muss im Rahmen des Workshops von den Teilnehmern getan werden, um mit dem gegebenen Input zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen?
– Durch welche Elemente – in welcher Reihenfolge – kann ich erreichen, dass die Teilnehmer das auch tun?
Wenn Sie diese beiden Fragen für sich beantwortet haben, sind die Kernelemente des Workshops sowie deren Abfolge festgelegt und sie müssen nur noch in einen adäquaten Rahmen eingebettet werden.

Rahmen planen

Der Rahmen einer Businessveranstaltung ist insofern wichtig, als dass er die Teilnehmer dabei unterstützt, das Veranstaltungsziel zu erreichen. Dabei empfiehlt es sich, drei Dimensionen zu beachten:

  • Der Arbeitsrahmen umfasst die Arbeitsmaterialien (Flipcharts, Beamer, Tische, Breakout-Rooms etc.), die zur Durchführung des Workshops notwendig sind.
  • Der Ablaufrahmen bildet den roten Faden durch die Veranstaltung und verbindet die verschiedenen Elemente sinnvoll miteinander.
  • Der emotionale Rahmen beinhaltet alle Elemente, die die Wahrnehmung und das Befinden der Teilnehmer betreffen, z.B. die Auswahl des Ortes, Verpflegung und ggf. ein Rahmenprogramm.

Generell sollte auch hier gelten, dass der Rahmen die Zielsetzung nach Möglichkeit unterstützen und nicht reiner Selbstzweck sein sollte.

Moderation vorbereiten

Das finale Element bei der Planung eines Workshops oder einer vergleichbaren Veranstaltung ist die Vorbereitung der Moderation. Der Moderator sollte die Ziele und den Ablauf der Veranstaltung genau kennen und wissen, welche Fixpunkte es gibt und an welchen Punkten er ggf. situationsbedingt von der ursprünglichen Planung abweichen kann. Darüber hinaus sollte er zumindest ein grobes Bild von den Charakteren der Teilnehmer haben und wissen, welche potentiellen Konflikte im Rahmen der Veranstaltung aufbrechen können, und sich überlegen, wie er damit umgehen kann.
Wenn Sie diesen Leitfaden für die Planung Ihrer nächsten Business-Veranstaltung nutzen, dann können Sie davon ausgehen, dass Sie die eingesetzten Ressourcen optimal nutzen und Ihre Ziele am Ende des Tages auch erreicht haben werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei. – Kontaktieren Sie uns jetzt, natürlich kostenfrei und unverbindlich.

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